从空间的角度来谈,如何提高企业免疫力

今年由于疫情的缘故，很多人开始议论提高免疫力，企业也不例外。

免疫力常常是指由于具有抵抗力而不患某种传染病的能力，又比喻对社会生活中不健康因素自我抵制的能力。那么什么样的抵抗力和自我抵制能力是我们必须拥有的呢？从医学角度看，免疫力是指免疫系统的综合运行能力。企业和社会组织犹如人体组织，同样由各种系统组成，同样也需要具备“免疫系统”来保驾护航。

今天我想从一名办公空间的从业者角度与大家来谈谈企业免疫力的话题。

我们先来看一个案例：

这是一家世界强的研发制造企业，我们已持续服务了三年，在我们和企业总裁的对话中得知，企业希望新的办公环境满足员工的工作需求，同时能够激发员工的创新力，促进团队的互信。另外我们也被告知，虽然这家企业每年都被评为“中国最佳雇主”，但在过去三年中收到来自和院校毕业生投递的简历数量在逐年下降，人事部门初步判断是互联网和新经济体的崛起，让他们这样的传统行业失去了对人才的吸引。如何找到员工需求并实现？如何激发团队的创新力？如何促进团队的互信？如何吸引并留住优秀的人才？带着这些目标我们走进了这家企业。

在接下来的五周内，我们团队访谈了62位企业管理层，与位基层管理者和员工代表进行了互动，观察并分析了所有部门的工作动线、沟通情况和八小时的时间分配，并通过问卷收集了名员工代表的需求，我们发现四个有趣的问题：

1、更多工位需求和更多功能需求发生冲突怎么办？

我们在一开始的访谈中就听到两种声音：一种是“工位布置得多一点，以前总是使用了不久，工位就不够，再增加很麻烦”；另外一种声音是“我们需要宽敞的茶水间，更多的会议室，单间办公室、更衣间、打印间、更多休闲沙发、电话亭、绿植、升降桌等等，卫生间要蹲坑(女生居多），甚至还有一些个性化的需求比如母婴室、健身房、淋浴房......”这两种声音则分别来自企业的工程管理团队和企业的使用团队。使用方有时候在提出需求的同时也会无奈地补充一句，”我们就是提一提，之前也问过我们，后来也就不了了之“之类无奈的话。我们当时在收到这些需求后，深感使用方对我们有很大的期待，工程管理方也有明确的要求，而办公室的面积是有限的，要同时满足两个需求，似乎变得难以调和。难道真的没有解决方案了吗?带着这份疑问我们第一次走进了企业现有的办公空间，发现了一些以下的现象。

每个员工的桌面尺寸是mm*mm，桌面上是一台笔记本电脑，有的员工会有一台显示器，大多数员工的桌面一半以上空置，摆放的是公文包或者日常使用的资料，还有一些茶杯、家人照片之类的个人物品；会议室几乎都在都在使用中，很难找到一间空闲的会议室，有的会议室放了很多会议椅，有的会议室空荡荡的只有一张会议桌（椅子被拉走了）；茶水间很小，只能满足简单取水、煮咖啡的功能，两个人同时使用需要侧身出入，有的茶水间会有四五台一模一样的咖啡机，上面贴着不同部门的标签；单间办公室里的墙上会突兀的悬挂一台显示器，各种规格的座椅把单间填的拥挤不堪；各个部门买了不同规格的挂衣架，色彩斑斓高低错落；每个人都有一个活动柜和垃圾桶，位置、规格、色彩也是各有所异；墙上张贴各种大白纸，图钉、粘胶等各种工具，让墙体看起来斑驳多样；空调的风口下缘会被挂上一个金属的挡风板以避免冷风直吹；下雨天，雨伞把楼层唯一的休闲区占的满满当当；......别说健身房，就是再放置一个洽谈圆桌，似乎都没有可能性。

如何在满足工位数的前提下，提高使用者的满意度？或者在保证使用者满意度的前提下，如何提升空间效率？其实都是难以取舍的，我们从两个需求角度分别进行了沟通。通过沟通我们发现，项目管理方和我们的目标其实是一致的，都是为了实现使用者的满意，具体的人数，也是使用者提出的，只是提出的依据是什么呢?

在这里，我们使用了部分教练技术。从各个部门战略、业绩目标和每个部门分别沟通，反向推论出未来三年到五年的时间内团队规模的合理数据，掌握这项数据后，我们发现，如果完全按照之前的空间布局方式，使用两年后，新大楼需要加盖三层才可以满足。而这个显然是不可能的。由此可见，在提高空间效率上，我们势在必行。我们第一项提出的是取消大部分的单间办公室，这对我们来说是无比艰难的，因为这样做会让企业管理层的“单间特权”倍受挑战，幸运的是，企业高层和大部分管理层给予了理解和支持，管理层和员工使用一样的开放式工位，这一项，可以把空间效率提高3.5%。当然，考虑到管理层对会议洽谈的高频次需求，我们在每一个管理层座位附近的合理位置设置了会议室和专注室，优先满足管理者的工作需求，但是在管理层不使用的时间，开放给到团队，这样的建议也获得前期提出疑问的管理者的支持和认同；第二项是缩减员工工作位，扩大公共交流区，增加电话亭、更衣柜、个人柜等实用舒适性区域。

我们给员工提出了两项选择题，一个是：A、mm*mm，B、mm*mm，这时候95%的员工选择了A；第二题是：A、mm*mm，和现在一样（过道很窄没有大的茶水区等等）B、mm*mm（有舒适宽敞的茶水交流区、更衣间、打印间、更多休闲沙发、电话亭），这时候出现了大逆转，97%的员工选择了B。因为他们知道，即便个人空间减小一点（只要够用），也希望有更多共享空间和私密空间，这一项，帮助空间效率提高了16%。

还有一些细节的持续完善，包括空间的四大归纳：个人物品的管理、部门文件柜管理、秋冬外套的管理、垃圾桶管理（我们取消了个人垃圾桶，提出中央垃圾管理模式，率先实现了企业垃圾分类）等等，顺便解决了5S管理一直难以落地的困扰，最终我们让整体空间工位效率提高了24%。

我们采用模块化设计，这种灵活应用让空间未来可以顺应人员变化而变化，给企业未来三到五年的人员成长留足空间，同时员工满意度也超过90%。

2、不是每一个需求都可以问到答案

员工对空间的需求，如同海平面漂浮的冰山，团队能够表达的需求属于海平面以上的部分，更多潜在的需求，团队往往难以精准表达。举一个较为突出的会议室不够的问题来说明，我们在调研中发现，大部分员工对此类问题反应强烈。在工作开始之前，我们先统计了企业会议室面积占比，会议室和占整体空间的12%，这其实已经是一个比较理想的数据，为何还会出现会议室紧张的问题呢?当我们走入企业后发现了四个关于会议室紧张背后的数据：

企业会议室几乎都是12-14人大小的会议室，但是我们在观察中发现，团队大约55%左右的会议是6-8人会议，25%会议是2-4人的会议，有10%左右的会议是8-14人会议，其他占比10%左右；除了会议室，空间没有其他允许开会讨论的场景，各个部门早会非常集中召开，早会会议时间短，很多时候走进会议室，站着就把会开完了，但是很多没有预定到会议室的部门，只能等到下午才能开早会，或者挤到管理层办公室召开会议，而管理层办公室的设备和资源却并不匹配会议需求；会议室的集中设计让会议和工作区分离开来，最远工位的员工到会议室居然需要走97米的路；企业有完善会议预定制度，会议预定结束时间到了，必须离开。这就催生了各部门每天都在面临抢占会议室资源的问题，能够提前预定尽量提前，60分钟的会议，也尽量预定到90分钟，让原本不充裕的会议资源更加紧张。当我们掌握到这些情况后，我们发现并不是会议室整体面积资源不够，而是最初设计和企业会议需求之间的信息不对称，为此提出了我们的设计建议书，改善建议如下：

新的办公楼会议室面积占比不变，会议室大小做了更多选择，让6-8人会议室占比一半，设置了大量2-4人会议空间，及少量10-14人会议室，并且在每三层共享一间20人左右的大会议室（最低频需求），这样以来，满足了不同规模会议使用的选择性，让同样面积的会议空间，会议室的数量增加了60%以上；设计了不同类型的会议空间，除了上面提到的封闭会议空间，还在工位附近，利用柱子、墙体等设计了站立式开放会议区域，利用空间角落、沿窗等设计了互动式半开放会议空间，并配置相应设备，让员工会议有了更多类型的选择；我们把会议空间融入分散到办公空间，而不再是各自集中布局，并提出“三步、五步、八步”设计要求目标，员工三步之内有开放式讨论空间（可书写、可承载笔记本）；五步之内有独立的专注讨论空间，可以满足2-4人互动交流；八步之内有封闭会议空间的选择，让员工交流更加敏捷；建议企业针对独立封闭会议空间采用”峰谷“时间管理模式，峰时成本是谷时两倍成本，通过各部门KPI的成本考核，让资源更加优化使用。同时，所有开放会议空间和半开放会议空间都无须预定，鼓励大家站立会议。通过以上做法，我们有效缓解了会议室不够用的问题，同时也大大提升了团队会议的体验感和效率，让沟通和互动随时发生，让信息对称更加及时，决策更加高效，思想和思想的碰撞更自然发生。

3、创新来自哪里？

我们常常说一个人的成功来自99%的汗水加上1%的灵感，而1%的灵感是至关重要的。而这样的灵感来自企业客户更高的需求，来自对未知的好奇心，来自思想的碰撞。我曾经问了企业的一位总监，如果一个员工有了灵感，但是他需要走一百多步路，才能找到地方去沟通，会不会把灵感丢在半路上？当然这只是一个比喻，现实是在拥挤嘈杂的环境里，每个人都被日常的快节奏挤压，灵感是难以闪现的，即便有，也很容易被淹没在下一个工作行动里。

打造企业社交空间，让内部的伙伴之间在工作之余有开阔的视野，放松的环境，必备的工具和场景，交流沟通；在空间最佳景观区域，设置个人修复区，充分的室外光线，舒适的休闲沙发，简单的运动设施，可以有效帮助员工解除疲惫，放松心情，保持高效率的工作状态；在空间周围布置私密安静的、独立的专注室，帮助员工更聚焦自己工作，或者形成及时性一对一交流；整体色彩上明亮通透，合理的空调出风位置，适宜的温度、湿度、声音等等，营造通透的环境能量场域。创造更多互动学习的场景，加强员工成长，激发团队创新力量，也能让新员工更快速融入团队。通过以上做法，可以更好支持到创新创意的灵感，开放的管理模式加上开放的空间，会让新思维不断涌现。

4、90、95后最喜欢什么样的办公室？

我们在人力资源团队调研中发现，团队的平均年龄是29.3岁，这是一只非常年轻的团队。我们发现成长环境不同使得这些年轻人在工作态度、观念和习惯上与他们的“前辈”产生了很大的区别。对于理想的办公环境，70后更喜欢独立的办公环境，可以安静思考，免受打扰。80后希望不要太过密集，个人空间要大，保证一定私密性，也要便于沟通交流，足够的储物空间，关键氛围得轻松舒适。90后，则必须有设计感，可以激发我无穷大的灵感，半开放式工作环境，关键要有好玩的东西，能随时交流分享，也要不“无聊”。企业员工越来越趋于年轻化，企业该如何欢迎这一”新族群“的到来，并贡献他们的青春与热血奋斗？

创造“归属感”，当色彩丰富、自然材质和极具设计感的家具，以及高科技、智能化的设备进入办公空间，不仅能宣扬企业的文化与态度，也能满足90后追随潮流、自我犒赏、极致体验、乐于探索的“环游世界”之人生追求，从而激发员工的自主性、忠诚度，从归属感到亲密感。赋予空间更多可能性与艺术美感，有利于开拓思维体系，多彩柔和的色调带来无限创意灵感。当这些有意思的灵魂思想的触角蔓延交触，带来无限的创新与突破，这便是企业的内在免疫力渐渐形成的过程，也是科学设计的魅力所在。90后更看重个人成长，他们的现实性压力相对较小，更愿意用青春去博一个可见的靠谱未来。在选择办公空间时，更侧重人际氛围，更愿意开放平等的工作场景。有意思的是，90后对吃的

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